KİDR Hazırlama Kılavuzu
GENEL BİLGİLER
Kılavuzun tamamına ulaşmak için tıklayınız.
Giriş
Kurum İç Değerlendirme Raporu (KİDR); kurumun yıllık iç değerlendirme süreçlerini izlemek, Kurumsal Dış Değerlendirme Programı/Kurumsal Akreditasyon Programı/İzleme Programı süreçlerinde esas alınmak üzere kurum tarafından her yıl hazırlanır. Bu kılavuzda, KİDR hazırlanırken uygulanacak kurallar, konuya ilişkin açıklamalar, öneriler, KİDR şablonu (Ek-1) ve göstergelere ilişkin açıklamalar (Ek-2) yer almaktadır.
Amaç
KİDR’nin amacı, kurumun kendi güçlü ve gelişmeye açık yönlerini tanımasına ve iyileştirme süreçlerine katkı sağlamaktır. Kuruma ait KİDR, kurumun öz değerlendirme çalışmalarının en önemli çıktısıdır. Olgunluk düzeyi yüksek bir KİDR ancak yıl içerisinde iç kalite güvencesi sistemi ve iç değerlendirme çalışmalarının etkin ve etkili gerçekleştirilmesi ile mümkündür.
Raporun hazırlık süreci, Kurumun Kurumsal Dış Değerlendirme Programı, Kurumsal Akreditasyon Programı ve İzleme Programı süreçlerinden en üst düzeyde fayda görmesini sağlayan önemli fırsatlardan biridir. KİDR, paydaşlarla iletişim ve iş birliği, öz değerlendirme çalışmaları ve kalite güvencesi kültürünün yaygınlaştırılması ve içselleştirilmesi amacıyla kullanılmalıdır. Raporun hazırlanma sürecinin kuruma katkısının arttırılması amacıyla çalışmalarda kapsayıcılık ve katılımcılığın sağlanması, bürokratik veri yönetiminden daha ziyade süreç yönetimi yaklaşımının benimsenmesi, kalite komisyonu çalışmalarında şeffaflığın sağlanması ve sürekli eğitim çalışmalarıyla desteklenmesi beklenmektedir.
İçerik
KİDR’de yükseköğretim kurumunun iç kalite güvencesi sisteminin olgunluk düzeyi irdelenmelidir. Bu kapsamda aşağıdaki soruların kanıta dayalı olarak yanıtlanması beklenmektedir:
KİDR; Kurumsal Dış Değerlendirme ve Akreditasyon Ölçütleri (KDDAÖ), Kurum İç Değerlendirme Raporu Hazırlama Kılavuzu, YÖKAK Dereceli Değerlendirme Anahtarı (Rubrik) ve önceki yıllara ait KİDR’ler ve dış değerlendirme raporları dikkate alınarak Kalite Güvencesi Yönetim Bilgi Sistemi (KGYBS) üzerinden hazırlanmalıdır. Raporda yer alan verilen bilgiler; çeşitli belgeler ve kanıtlarla desteklenmelidir.
Raporun Hazırlanması ve Yayımlanması
Kurum İç Değerlendirme Raporları’nın Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından oluşturulan Kalite Güvencesi Yönetim Bilgi Sistemi (KGYBS)’ye yüklenmesi gerekmektedir. Söz konusu yükleme işlemi için yükseköğretim kurumu Kalite Komisyonu Başkanına veya komisyon başkanı tarafından görevlendirilen bir kişiye web tabanlı sisteme yönetici olarak giriş yapma yetkisi verilecektir. Sisteme yönetici olarak giriş yapma yetkisi bulunan kişi, sistem üzerinde kurumda çalışanlara kullanıcı hesabı ve roller oluşturabilmektedir.
Yükseköğretim kurumları tarafından KİDR’lerin sisteme yüklenmesi neticesinde KİDR’ler www.yokak.gov.tr internet sayfasından yayımlanacaktır. Aynı zamanda yükseköğretim kurumları kendi internet sayfalarından da hazırladıkları KİDR’yi yayımlamalıdırlar.
YÖKAK Dereceli Değerlendirme Anahtarı ve Kullanımı
- KGYBS üzerinden gerçekleştirilecek rapor yazımında, açıklamalar “başlıklar” altında yer alan her bir ölçüte yönelik olarak yapılmalı; ölçütlerin açıklamaları yazılırken alt ölçütlerdeki olgunluk düzeyi esas alınmalıdır. Başlık, ölçüt ve alt ölçütlerin ilişkilendirilmesine ilişkin örnek Tablo 1’de sunulmuştur.
|
Tablo 1. KİDR yazımında başlık, ölçüt ve alt ölçütlerin ilişkilendirilmesi örneği Başlık |
B. Eğitim ve Öğretim |
Başlıklar altında ölçütler ve alt ölçütler yer almaktadır. |
|
Ölçüt |
B.1 Programların Tasarımı ve Onayı |
Rapor yazımı ölçütler bazında gerçekleştirilecektir. |
|
Alt Ölçüt |
B.1.5. Ölçme ve değerlendirme sistemi |
Alt ölçütler, ölçütlerin yazımında esas alınılacak ve kanıtlarla desteklenen olgunluk düzeyi KGYBS üzerinden derecelendirilecektir. Alt ölçütler için ayrıca açıklama yazılmayacaktır. |
▪ Uygulamaların kurumun geneline yayılmış olması,
▪ Uygulamalardan sonuç elde edilmiş olması,
▪ Bu sonuçların izleniyor olması,
▪ İzleme sonuçlarının ilgili paydaşlarla birlikte değerlendirilerek; uygulamaların iyileştiriliyor olması
▪ Tüm bunların kanıtlarla desteklenmesi gerekmektedir.
• Bir alt ölçütte 5 olgunluk seviyesine karar verebilmek için ise yukarıda yer alan hususların yanı sıra;
▪ Uygulamaların sistematikliğinin ve sürdürülebilirliğinin (PUKÖ çevriminin birkaç kez kapatılması),
▪ Uygulamaların kurumun genelinde katkı sağladığının ve içselleştirildiğinin,
▪Örnek olabilme durumunun karşılandığının ispatlanması gerekmektedir (Bağımsız bir kurum ya da kuruluş tarafından bu durumun teyit edilmesi).
• Kılavuzda ölçütlerin karşılanma düzeyine ilişkin hangi kanıtların beklendiği her alt ölçüt altında bulunan “örnek kanıtlar” bölümünde yer almaktadır. Sunulan kanıtlar rapor içeriği ve seçilen olgunluk düzeyiyle tutarlı olmalı; aynı zamanda yapılan açıklamaları destekleyecek şekilde çeşitlendirilmelidir. Bazı durumlarda bir bilgi, belge veya doküman birden çok ölçütün/alt ölçütün kanıtı olabilir. Bu durumda bilgi, belge veya dokümanın yalnızca ilgili bölümlerine atıf yapılmalıdır.
• Kurum hakkındaki genel bilgiler ile kurumun kalite güvencesi sistemi, eğitim ve öğretim, araştırma ve geliştirme, toplumsal katkı ve yönetim sistemiyle ilgili bilgilere ilk yıl raporunda yer verildikten sonra izleyen yıllarda benzer bilgilerin yeniden verilmesine gerek yoktur. Yalnızca değişen/geliştirilen yönlere ve ilerleme kaydedilemeyen noktalara ilişkin açıklamalara yer verilmesi beklenmektedir. Kurum, dış değerlendirme programına dâhil olmuş ise KGBR/KAR/İzleme Raporu’nda yer alan geri bildirimler kapsamında gerçekleştirilen iyileştirme faaliyetlerine, bu kapsamdaki somut iyileştirme sonuçlarına ve ilerleme kaydedilemeyen noktalar ile bunların nedenlerine yer verilmelidir.
• KİDR hazırlanırken kılavuzda yer alan hususlara ilişkin “bu husus kurumumuzda mevcuttur”, “bu hususa ilişkin uygulama bulunmaktadır”, “kurumumuzda söz konusu sistem bulunmaktadır” şeklinde kısa cevaplar vermek yerine, ilgili sürecin kurumda nasıl işlediğine ve yönetildiğine ilişkin ayrıntıya yer verecek şekilde bir yöntemin izlenmesi beklenmektedir. Ayrıca kılavuzda yer alan hususlar dışında dikkat çekilmek istenen kuruma özgü durumlar söz konusu ise bunlara da raporda yer verilebileceği unutulmamalıdır.
Kılavuzun tamamına ulaşmak için tıklayınız.